Une fois que vous commencez à utiliser eMANA, nous commençons par récupérer tout votre historique de mails. Ensuite, parce que l’intérêt d’eMANA réside dans la puissance de sa triple armoire, nous créons votre liste de contacts. Pour cela, nous avons là aussi une automatisation qui permet de gagner beaucoup de temps. Nous vous expliquons ci-dessous notre méthode pour qualifier votre base de contacts.

Récupération de vos contacts principaux

Nous vous demandons un petit travail de départ qui permettra de déclencher tout le reste.

Sur la base de l’historique de vos emails, nous sortons une liste de tous les contacts avec lesquels vous avez échangé et nous les classons dans un fichier excel. Nous ne gardons que ceux avec lesquels les échanges sont les plus nombreux, avec une seule personne par entreprise concernée.

Vos clients, vos fournisseurs, vos prestataires, vos collaborateurs en interne : nous faisons un tri dans tous ces contacts pour qu’il en reste environ 50 (chiffre variable selon la taille de votre entreprise).

Pour chacun de ces contacts, le fichier montre :

• l’adresse email, le nom de l’entreprise : à vous de vérifier cette information, de la modifier, le cas échéant.
• la catégorie de l’entreprise : à vous de la renseigner en utilisant le menu déroulant qu’on vous propose.

C’est tout de votre côté !

De notre côté, nous détectons les personnes qui sont concernées par les échanges pour envoyer un fichier excel à chaque collaborateur. Par exemple, si beaucoup d’emails ont été échangés avec un contact mais principalement avec votre commercial, c’est dans son fichier excel que se trouvera ce contact.

Ainsi, vous vous répartissez le travail et vous n’avez plus 50 emails à vérifier mais environ une 10aine chacun.

Qualification automatique

Avec cet exercice, nous nous sommes rendu compte que 80% des emails sont envoyés à 20% des contacts. Et cette généralité se vérifie quelque soit le type d’entreprise.

Une fois les fichiers excel vérifiés par vos soins, nous lançons un processus de qualification automatique dans eMANA pour que vos contacts soient tous identifiés avec toutes les informations nécessaires : nom, prénom, email, entreprise, catégorie.

Et nous étendons le processus à toutes les personnes qui travaillent dans cette même entreprise. Rappelez-vous, nous n’avons mis qu’une seule personne par entreprise dans le fichier excel. Automatiquement, toutes celles qui ont la même extension dans leur adresse email auront le même nom d’entreprise et la même catégorie appliquée.

Sur une base de 50 personnes dans le fichier excel initial, nous obtenons autour de 3 000 contacts qualifiés et environ 15 000 emails classés. Vous retrouvez tout facilement dans votre armoire, souvent même des emails que vous aviez « perdus »…

Lors de votre prise en main d’eMANA, une simple vérification de votre part enclenche une série de tâches automatisées qui vous fera gagner un temps considérable. Grâce à notre méthode pour qualifier votre base de contacts, tous les emails reçus et envoyés seront classés automatiquement. Votre armoire naturelle est donc à jour, tout y est classé par contact qualifié, par entreprise concernée, et ce, en temps réel quand vous utiliserez votre messagerie.

Ce travail de départ permet un classement pertinent de vos échanges parfaitement adapté à votre activité.

Si vous souhaitez constater à quel point c’est efficace, commencez votre test gratuit dès maintenant.

Nous avions évoqué les différentes dimensions de l’organisation de l’armoire eMANA, avec les 3 axes possibles. Parce que derrière ce principe existe une vraie plus value pour tout type d’activités, nous allons développer le 3ème axe : le classement transversal.

Un accès direct à votre besoin spécifique

La plupart du temps, un classement par type de contacts (client/fournisseurs/partenaires…) correspond parfaitement à un besoin du quotidien. On cherche la dernière version d’un devis envoyé : on ouvre le dossier « Client / NomClient / NomMission » et on le retrouve. Ou, autre solution, on ouvre le dossier « Commercial / Client / NomClient ». A chacun sa logique.

Mais s’il s’agit d’un sujet spécifique, sur lequel vous interagissez régulièrement et qui rassemble les activités de plusieurs collaborateurs, vous pouvez avoir envie d’y accéder directement, sans avoir à suivre la hiérarchie des dossiers dans lesquels l’information est stockée.

Un raccourci en quelques sortes, qui donne accès à tous les échanges et documents qui concernent le sujet en question (qui serait donc à la fois technique et/ou commercial et/ou administratif). Un dossier dans lequel tout ce qui passe par email est classé automatiquement au fur et à mesure que vous et votre équipe envoyez et recevez des emails.

Une mise en place sur mesure

Lorsque nous vous installons eMANA, nous récupérons tout l’historique de vos emails et votre armoire se constitue selon les 2 premiers axes : armoire naturelle et armoire fonctionnelle.

Si vous souhaitez avoir le 3ème axe, l’armoire transversale, il vous suffit de nous donner les informations nécessaires à la création du premier dossier en question.

Sur la base de ces informations, nous créons les paramétrages nécessaires au classement automatique des emails concernés. La 2° fois, vous pourrez le faire sans nous, sans souci.

Grâce à un mot clé unique, le classement continue à se faire par la suite. Soit vous l’utilisez dans vos échanges, soit vous l’ajoutez simplement s’il est manquant.

De cette façon, vous gagnez encore plus de temps que ce qu’eMANA permet au départ !

Des exemples concrêts

Pour que l’intérêt d’une telle fonctionnalité soit plus parlant, regardons dans quels cas l’armoire transversale est une plus value indéniable.

Le secteur du Bâtiment

Les chantiers en cours nécessitent de nombreux échanges avec nombreuses pièces jointes versionnées. Les personnes en charge consultent plusieurs fois par jour les informations pour les vérifier, les consolider et les valider. Avec un dossier transversal, rien à rechercher, tout est dedans.

Les organismes de formation bientôt en audit

L’auditeur a besoin de toutes les pièces justificatives d’un sujet en particulier : les démarches RSE par exemple. Celles qui ont été mises en place peuvent concerner tous les services de l’entreprise et sont classées dans différents dossiers des armoires naturelle et fonctionnelle. Un dossier transversal va tous les regrouper en recherchant les mots clés spécifiques. Fini les heures de recherche, en 1 clic, tout peut être transmis à l’auditeur.

Cette utilisation est surement la plus applicable à tous les cas de figure : toutes les informations qui concernent la transformation digitale, tous les instructions liées à la crise sanitaire, etc…

Si vous voyez comment cette fonctionnalité peut vous faire gagner encore plus de temps, commencez par tester eMANA gratuitement pendant un mois. Pourrez-vous revenir en arrière par la suite ?

La plupart des commerciaux ont des outils pour les aider à rentabiliser au mieux leur temps afin de créer du Business. Parmi ces outils, le CRM. Plus ou moins puissant. Plus ou moins exploité.

Dans les entreprises, on entend régulièrement « Je n’ai pas eu le temps de remplir le CRM » ou « Pourquoi le CRM n’est pas à jour? ». Même si l’utilité de l’outil est reconnue, y compris pour de nombreux employés en aval du processus de vente, la difficulté réside dans l’affectation de ce « temps administratif » à y consacrer sans qu’il pénalise toute opportunité à transformer les prospects en clients.

L’idéal serait que la partie « remplissage » se fasse toute seule…

Les contraintes liées à l’outil

Le contenu d’un CRM représente les opportunités commerciales et par conséquent les tâches à effectuer pour transformer ces opportunités.

Les contacts peuvent arriver de différents canaux : rendez-vous physiques, fiches LinkedIn, recommandations et beaucoup par email. De là, les commerciaux ont des informations sur le prospects : nom, prénom, entreprise, email, n° de téléphone, adresse physique et autre notes. Les étapes suivantes pourraient se résumer à une suite de tâches datées : appel téléphonique, envoi de document, proposition de rendez-vous…

Remplir un CRM revient à renseigner entre 10 et 50 champs dans le logiciel. Et ce, pour la grande majorité des équipes, de façon manuelle.

Facile de comprendre alors que les commerciaux ne se précipitent pas sur cette tâche quand ils peuvent exercer le coeur de leur métier à la place.

Les contraintes peuvent aussi venir de la maitrise de l’outil, son paramétrage et de son interfaçage avec les autres outils métier de l’entreprise. Mais avec le choix d’un outil complet et adapté, ces contraintes peuvent être contenues.

Limiter ces contraintes humaines

Un dirigeant peut faire le calcul rapidement : combien de temps passe chacun de ses commerciaux à remplir les champs de son CRM (tâche sans valeur ajoutée) ? Si ce temps est uniquement d’1 heure par semaine par commercial, derrière il est facile de transformer ce temps en business manqué pour l’entreprise. Et frustrant de s’en rendre compte.

La solution réside dans un lien direct entre les informations entrantes et les formulaires du CRM. C’est là que la technique intervient mais pas que. La source elle-même doit être identifiée et pouvoir être connectée à l’outil.

C’est le cas d’eMANA. Notre messagerie intelligente range déjà les informations dans son armoire : nom, prénom, société, email, téléphone etc…mais aussi, grâce à son IA, les factures, les devis, les bons de commandes, les avenants. Et ce, automatiquement.

C’est naturellement que le lien avec des outils tiers a été pensé et conçu. Une API peut connecter eMANA et le CRM de l’entreprise pour que toutes les informations clés contenues dans les emails remplissent automatiquement les champs du CRM et fassent gagner un temps certain à l’équipe commerciale. Sans parler du stress en moins lié au retard pris dans le remplissage.

Chaque CRM ayant ses spécificités techniques, le développement de l’API ad hoc nécessite un délai. Mais une fois le lien fait, à chaque email de prospect ou client reçu, le CRM est rempli automatiquement et donc sans erreur ni retard, et l’activité commerciale est enfin dédiée à 100% à sa mission.

Si vous voulez essayer eMANA, c’est gratuit ici pendant 1 mois.

Quand on pense à l’organisation des documents, aux dossiers et sous dossiers à créer, une première logique nous vient à l’esprit. Et c’est celle là qui est mise en place. Mais au fur et à mesure que l’activité se développe, que d’autres personnes utilisent cette organisation, d’autres logiques apparaissent et challengent la première. Sauf qu’il existe a minima 3 autres dimensions auxquelles on ne pense pas forcément et auxquelles nous serons à un moment confrontés.

Objectif : pouvoir tout retrouver

Classer, ranger ses documents n’a d’intérêt que si n’importe quelle personne concernée peut retrouver, sans aide, ce fameux document. Au delà du bon sens, il est nécessaire de coller à l’activité de l’entreprise mais aussi d’anticiper des situations dans lesquelles il sera nécessaire d’avoir accès à ces documents.

Une facture se range t’elle dans le dossier du client ou dans le dossier comptabilité ? Un devis signé se classe t’il dans un dossier administratif ou dans aussi dans le dossier client ?

Si on vous demande de retrouver tous les contrats signés sur le mois dernier, pouvez vous facilement et rapidement retrouver les PDF sans avoir à chercher en profondeur dans chacun des dossiers clients concernés ?

Et si, lors d’un audit, on vous demande de retrouver tous les documents qui mentionnent la question du RSE dans l’entreprise, avez-vous un système pour tous les retrouver facilement ?

La recherche par mots clés peut être intéressante et efficace si et seulement si les documents sont correctement nommés en amont. Malheureusement, ce n’est pas systématiquement le cas.

L’idéal est donc d’avoir un outil qui permet des recherches transversales puissantes.

L’armoire eMANA pensée comme multi-dimensionnelle

eMANA classe automatiquement tous les emails et documents dans son armoire. L’intégralité de ce que vous avez échangé est donc, sans effort, rangé dans l’armoire.

Mais l’armoire est bien plus qu’une simple organisation documentaire avec la logique décidée. Dans les exemples cités plus haut, une facture est classée dans le dossier client ET dans le dossier comptabilité. Le devis signé est dans le dossier client ET dans le dossier administratif. Ils sont classés dans les 2 automatiquement.

Retrouver tous les contrats ou tous les documents liés au RSE est possible grâce une puissante recherche par mots clés qui ne concerne pas uniquement le document mais le contenu de l’email dans lequel ils ont été envoyés. Donc beaucoup plus de possibilités de retrouver ce qu’on cherche dans la mesure où le sujet est forcément mentionné dans les échanges.

L’armoire eMANA est triple :

• l’armoire naturelle avec une organisation classique par client.
• l’armoire fonctionnelle organisée par service / métier de l’entreprise
• le classement transverse sous forme de dossiers thématiques qui rassemblent tout par mot clé

Utiliser eMANA équivaut à tout avoir sous la main en permanence, ne plus jamais avoir à chercher des heures, et tout cela, sans rien faire. Si votre activité requiert des audits, eMANA est votre meilleur allié pour arriver serein devant n’importe quel auditeur.

Si vous voulez vous rendre compte de la puissance de l’armoire, essayez eMANA gratuitement pendant un mois.

Vous êtes à la tête d’un service client, SAV ou qui centralise des flux de messages ? Vous utilisez une adresse email générique dont les messages doivent être traités par plusieurs personnes en simultané ?

La gestion de ces emails, surtout si le volume est important, peut être très compliquée et source d’erreurs pour votre business.

Il existe une solution pour automatiser la répartition de ces messages entrant et vous faire gagner du temps.

Répartition du flux d’emails

En fonction du volume et de l’expertise

Avec eMANA, tous les collaborateurs concernés ont bien sûr accès à l’adresse email générique. Une fois les messages arrivés dans cette bannette commune, la répartition entre les membres de l’équipe se fait simplement via le bouton « affecter ».

Au clic sur le bouton, le carnet de contact affiche la liste des collaborateurs à qui il est possible d’affecter le message. Il suffit de choisir celui qui est concerné. 

Le mail sélectionné n’apparait alors plus que dans la bannette du seul collaborateur à qui cet email a été affecté. 

Il est possible d’affecter un mail pour soi-même comme pour toute autre personne de l’équipe.

Plus de risque d’oubli, ni de doublon, où 2 collaborateurs auraient pu faire 2 réponses en parallèle, comme c’est possible avec Outlook/Office 365/Microsoft.

En fonction des absences

Dans le cas où une personne de l’équipe est absente, il est possible de paramétrer son profil eMANA afin qu’elle ne soit plus listée parmi les personnes à qui affecter les messages. Elle ne reçoit également aucun message dans son accès à la boite email partagée. Elle aura une boite propre à son retour, sans un historique qu’elle ne maitrise pas.

Le manager gère donc de façon flexible l’activité de son équipe, en fonction des plannings qui peuvent être complexes à gérer.

Aide à la réponse

Préparation de réponses chartées

Dans le cas de questions redondantes et qui ne nécessitent pas de personnalisation poussée, ou dans le cas de sujets pour lesquels vous souhaitez que la réponse soit chartée de façon précise, l’utilisation des réponses préenregistrées représente un gain de temps et d’efficacité indéniable.

C’est avec le bouton « Aide réponse » que les collaborateurs pourront trouver le template adéquat. 

Ce catalogue de réponses est bien sûr personnalisable et structurable par thématique pour y retrouver aisément le bon sujet et sa réponse. Les thèmes sont classés dans des dossiers clairs pour une identification rapide de la bonne structure de réponse.

Accès à des réponses déjà envoyées

Dans le cas d’une situation complexe mais qui a déjà eu lieu, reprendre les éléments d’une réponse déjà faite est plus pertinent que l’utilisation d’un template.

Une recherche très simple par mot clé permet de retrouver des emails déjà envoyés pour en reprendre le texte dans le corps de l’email. 

Cette recherche se fait dans l’ensemble des emails envoyés par l’équipe et pas uniquement par la personne elle-même. L’intelligence collective prend ici tout son sens.

Si vous souhaitez tester ces fonctionnalités pour votre équipe, faites votre demande d’essai gratuit ici.

Vous êtes directeur commercial ? Vous et votre équipe utilisez un CRM au quotidien ? Son potentiel est énorme pour vous aider à vous développer, c’est un fait. Mais est-ce qu’il est à jour ? On ne va pas se mentir, non il ne l’est pas.

C’est le vrai point faible de ces outils : devoir manuellement mettre à jour toutes les infos demande un temps considérable et n’a aucune valeur ajoutée pour les équipes.

La solution ? eMANA.

Parce qu’eMANA a compris que tout le business passe par email

eMANA n’est pas juste une messagerie intelligente. Mais parce que c’est le point de départ et la source de toutes les données qui vont vous intéresser, ça commence par là.

Toute la puissance d’eMANA réside dans le fait d’extraire toutes les données trouvées dans les mails. Non seulement les messages mais aussi toutes les informations du contact, les pièces jointes, les personnes en copie etc, sont classés dans un Drive appelé « Armoire ». Si vous voulez comprendre son fonctionnement en détails, c’est ici.

Mais ça ne s’arrête pas là. Tout ce qui est passé par email est donc exploitable ensuite pour tout autre fonction, même en dehors d’eMANA.

Votre CRM, votre ERP : eMANA l’alimente automatiquement

Que votre outil métier soit une licence ou un outil sur mesure, eMANA a possibilité de s’y brancher. Sans besoin d’une intervention technique compliquée, tout a été anticipé pour que les contraintes soient réduites au minimum.

Que se passe-t’il alors ? A chaque fois que vous recevez un mail, quand eMANA classe toutes les informations qu’il contient, il transfère tout dans votre CRM, en temps réel. Cela veut donc dire que vous pouvez oublier les heures à remplir manuellement les champs de votre outil avec oublis ou fautes potentielles. Cela veut dire aussi que vous voyez tout ce qui a été échangé avec ce contact, sans rien avoir à faire.

eMANA s’occupe de tout, même quand vous êtes absent, même pour des emails dont vous n’êtes pas en copie à partir du moment où vous avez déterminé que ça vous concerne. Pas besoin de rattraper un historique, eMANA travaille même quand vous dormez.

Et cela va encore plus loin

Parce que tous les échanges sont stockés automatiquement dans votre CRM, vous savez aussi ce qui a été fait, proposé, vendu à d’autres contacts de la même société cliente, à une société concurrente, il y a plusieurs mois ou années…

eMANA vous permet aussi d’écrire des mémos quand vous avez un échange téléphonique, et vous l’aurez deviné : cette info est transmise aussi dans votre CRM et complète tous les points de contact que vous avez eus avec chaque prospect. Vous savez qui dans votre équipe a effectué une action, donc impossible d’avoir un doute sur la personne en charge du suivi.

Vous avez devant les yeux toutes les données pour construire l’offre la plus précise et pertinente possible.

Imaginez le gain de temps, le gain en efficacité, la simplification de votre organisation et la vision plus claire de votre business.

Vous vous projetez déjà ? Demandez un essai gratuit d’un mois et goutez à la tranquillité d’esprit grâce à eMANA.

Travailler en équipe et en bonne intelligence fait partie des objectifs de tous les dirigeants. Au-delà de cette belle idée, la mise en pratique peut être plus complexe qu’il n’y parait. Comment ne pas perdre de temps à partager les informations, comment ne partager que les informations adéquates, comment faire en sorte d’avoir une vision globale de son activité?

Toutes ces questions trouvent leurs réponses dans un outil qui a pensé et anticipé les contraintes des dirigeants, des managers ou de toute personne qui n’a pas possibilité d’avoir l’oeil sur tout. Et simplifié la mise en oeuvre de cette intelligence collective.

L’armoire comme lieu de travail.

Quand votre espace eMANA est créé, vous décidez des collaborateurs avec lesquels vous travaillez au quotidien et avec lesquels vous avez besoin de partager les informations. Votre armoire sera organisée en fonction et vous y trouverez absolument tout. Si vous voulez tous les détails, c’est ici.

Prenons un exemple : vous êtes 4 collègues sur un même projet pour le client A. Une étagère « Client A » est créée dans l’armoire et vous êtes 4 à avoir accès à tous les emails et pièces jointes échangés et qui concernent le client A. Pas besoin de mettre les autres en copie ou de leur transférer quoi que ce soit. En vous rendant dans l’étagère « Client A », vous accédez à tous les emails, vous pouvez les rechercher par mot clé, de même pour les pièces jointes qui sont classées à part.

Et rien de cela ne nécessite une action des collaborateurs : c’est eMANA qui classe au bon endroit, automatiquement et instantanément. L’intelligence collective au travail, sans rien faire.

A partir de là, l’armoire devient votre Drive collectif et intelligent, l’endroit où vous pouvez tout trouver, tout visualiser. Tout, c’est à dire évidemment ce qui a été décidé collectivement d’être partagé.

Confidentialité oblige.

Partager les informations autour d’un projet ne veut pas dire tout partager. Chaque collaborateur garde confidentiels les échanges qui doivent l’être. Là aussi, eMANA prend en charge ce statut au niveau d’un contact, d’une société, d’un projet, d’un sujet…

A l’échelle du collaborateur, il existe une armoire personnelle qui n’appartient qu’à lui.

A l’échelle de l’entreprise, il existe une armoire collective dont les règles de partage ont été déterminées en amont.

Les limites sont donc clairement fixées. De cette façon, aucun risque de voir un échange au mauvais endroit ou devant des yeux trop curieux.

Ne transférez plus, affectez.

Intuitivement, partager un email veut dire le transférer. Mais en transférant un mail, on devient l’émetteur de l’email, on relaie l’information initiale au 2ème plan, on stocke une 2ème fois l’email et la pièce jointe 2 fois et donc on pollue 2 fois plus. Sans parler de l’archivage éventuel.

Oubliez cette vieille habitude.

Avec eMANA, affectez plutôt un email à la personne qui est concernée par le sujet. L’email change alors de boite de réception, n’existe qu’à cet endroit, avec les mêmes caractéristiques que lorsqu’il a été reçu. Pas de perte d’information, pas de manipulations pour retrouver l’expéditeur, pas de temps perdu.

Pilotage à vue

L’intelligence collective permet une organisation horizontale, virage que prend aujourd’hui la société. On passe de l’état « Je possède » à l’état « Je partage ».

Si toutes les informations sont partagées, s’il est facile de savoir si un mail a été répondu, si les informations ont été reçues et où se trouvent tous les échanges, un dirigeant peut piloter son activité sans avoir l’impression qu’il lui manque une partie des données.

Le dashboard arrive en complément : le nombre de mails par niveau d’urgence est affiché en temps réel, les temps de réponse aussi. Les 4 même collègues travaillant sur le même projet pour le client A vont vite réaliser quand le flux dérive ou comment dépanner celui qui s’est absenté, en toute intelligence avec la hiérarchie, bien sûr.

Ici, chacun est plus en maitrise, dirigeant comme salariés, pour évaluer le niveau d’activité versus les ressources qui y sont affectées.

Là encore, rien à faire, eMANA s’occupe de tout et affiche la synthèse que vous avez choisie.