Vous êtes à la tête d’un service client, SAV ou qui centralise des flux de messages ? Vous utilisez une adresse email générique dont les messages doivent être traités par plusieurs personnes en simultané ?
La gestion de ces emails, surtout si le volume est important, peut être très compliquée et source d’erreurs pour votre business.
Il existe une solution pour automatiser la répartition de ces messages entrant et vous faire gagner du temps.
Répartition du flux d’emails
En fonction du volume et de l’expertise
Avec eMANA, tous les collaborateurs concernés ont bien sûr accès à l’adresse email générique. Une fois les messages arrivés dans cette bannette commune, la répartition entre les membres de l’équipe se fait simplement via le bouton « affecter ».
Au clic sur le bouton, le carnet de contact affiche la liste des collaborateurs à qui il est possible d’affecter le message. Il suffit de choisir celui qui est concerné.
Le mail sélectionné n’apparait alors plus que dans la bannette du seul collaborateur à qui cet email a été affecté.
Il est possible d’affecter un mail pour soi-même comme pour toute autre personne de l’équipe.
Plus de risque d’oubli, ni de doublon, où 2 collaborateurs auraient pu faire 2 réponses en parallèle, comme c’est possible avec Outlook/Office 365/Microsoft.
En fonction des absences
Dans le cas où une personne de l’équipe est absente, il est possible de paramétrer son profil eMANA afin qu’elle ne soit plus listée parmi les personnes à qui affecter les messages. Elle ne reçoit également aucun message dans son accès à la boite email partagée. Elle aura une boite propre à son retour, sans un historique qu’elle ne maitrise pas.
Le manager gère donc de façon flexible l’activité de son équipe, en fonction des plannings qui peuvent être complexes à gérer.
Aide à la réponse
Préparation de réponses chartées
Dans le cas de questions redondantes et qui ne nécessitent pas de personnalisation poussée, ou dans le cas de sujets pour lesquels vous souhaitez que la réponse soit chartée de façon précise, l’utilisation des réponses préenregistrées représente un gain de temps et d’efficacité indéniable.
C’est avec le bouton « Aide réponse » que les collaborateurs pourront trouver le template adéquat.
Ce catalogue de réponses est bien sûr personnalisable et structurable par thématique pour y retrouver aisément le bon sujet et sa réponse. Les thèmes sont classés dans des dossiers clairs pour une identification rapide de la bonne structure de réponse.
Accès à des réponses déjà envoyées
Dans le cas d’une situation complexe mais qui a déjà eu lieu, reprendre les éléments d’une réponse déjà faite est plus pertinent que l’utilisation d’un template.
Une recherche très simple par mot clé permet de retrouver des emails déjà envoyés pour en reprendre le texte dans le corps de l’email.
Cette recherche se fait dans l’ensemble des emails envoyés par l’équipe et pas uniquement par la personne elle-même. L’intelligence collective prend ici tout son sens.
Si vous souhaitez tester ces fonctionnalités pour votre équipe, faites votre demande d’essai gratuit ici.