Travailler en équipe et en bonne intelligence fait partie des objectifs de tous les dirigeants. Au-delà de cette belle idée, la mise en pratique peut être plus complexe qu’il n’y parait. Comment ne pas perdre de temps à partager les informations, comment ne partager que les informations adéquates, comment faire en sorte d’avoir une vision globale de son activité?
Toutes ces questions trouvent leurs réponses dans un outil qui a pensé et anticipé les contraintes des dirigeants, des managers ou de toute personne qui n’a pas possibilité d’avoir l’oeil sur tout. Et simplifié la mise en oeuvre de cette intelligence collective.
L’armoire comme lieu de travail.
Quand votre espace eMANA est créé, vous décidez des collaborateurs avec lesquels vous travaillez au quotidien et avec lesquels vous avez besoin de partager les informations. Votre armoire sera organisée en fonction et vous y trouverez absolument tout. Si vous voulez tous les détails, c’est ici.
Prenons un exemple : vous êtes 4 collègues sur un même projet pour le client A. Une étagère « Client A » est créée dans l’armoire et vous êtes 4 à avoir accès à tous les emails et pièces jointes échangés et qui concernent le client A. Pas besoin de mettre les autres en copie ou de leur transférer quoi que ce soit. En vous rendant dans l’étagère « Client A », vous accédez à tous les emails, vous pouvez les rechercher par mot clé, de même pour les pièces jointes qui sont classées à part.
Et rien de cela ne nécessite une action des collaborateurs : c’est eMANA qui classe au bon endroit, automatiquement et instantanément. L’intelligence collective au travail, sans rien faire.
A partir de là, l’armoire devient votre Drive collectif et intelligent, l’endroit où vous pouvez tout trouver, tout visualiser. Tout, c’est à dire évidemment ce qui a été décidé collectivement d’être partagé.
Confidentialité oblige.
Partager les informations autour d’un projet ne veut pas dire tout partager. Chaque collaborateur garde confidentiels les échanges qui doivent l’être. Là aussi, eMANA prend en charge ce statut au niveau d’un contact, d’une société, d’un projet, d’un sujet…
A l’échelle du collaborateur, il existe une armoire personnelle qui n’appartient qu’à lui.
A l’échelle de l’entreprise, il existe une armoire collective dont les règles de partage ont été déterminées en amont.
Les limites sont donc clairement fixées. De cette façon, aucun risque de voir un échange au mauvais endroit ou devant des yeux trop curieux.
Ne transférez plus, affectez.
Intuitivement, partager un email veut dire le transférer. Mais en transférant un mail, on devient l’émetteur de l’email, on relaie l’information initiale au 2ème plan, on stocke une 2ème fois l’email et la pièce jointe 2 fois et donc on pollue 2 fois plus. Sans parler de l’archivage éventuel.
Oubliez cette vieille habitude.
Avec eMANA, affectez plutôt un email à la personne qui est concernée par le sujet. L’email change alors de boite de réception, n’existe qu’à cet endroit, avec les mêmes caractéristiques que lorsqu’il a été reçu. Pas de perte d’information, pas de manipulations pour retrouver l’expéditeur, pas de temps perdu.
Pilotage à vue
L’intelligence collective permet une organisation horizontale, virage que prend aujourd’hui la société. On passe de l’état « Je possède » à l’état « Je partage ».
Si toutes les informations sont partagées, s’il est facile de savoir si un mail a été répondu, si les informations ont été reçues et où se trouvent tous les échanges, un dirigeant peut piloter son activité sans avoir l’impression qu’il lui manque une partie des données.
Le dashboard arrive en complément : le nombre de mails par niveau d’urgence est affiché en temps réel, les temps de réponse aussi. Les 4 même collègues travaillant sur le même projet pour le client A vont vite réaliser quand le flux dérive ou comment dépanner celui qui s’est absenté, en toute intelligence avec la hiérarchie, bien sûr.
Ici, chacun est plus en maitrise, dirigeant comme salariés, pour évaluer le niveau d’activité versus les ressources qui y sont affectées.
Là encore, rien à faire, eMANA s’occupe de tout et affiche la synthèse que vous avez choisie.