Quand on pense à l’organisation des documents, aux dossiers et sous dossiers à créer, une première logique nous vient à l’esprit. Et c’est celle là qui est mise en place. Mais au fur et à mesure que l’activité se développe, que d’autres personnes utilisent cette organisation, d’autres logiques apparaissent et challengent la première. Sauf qu’il existe a minima 3 autres dimensions auxquelles on ne pense pas forcément et auxquelles nous serons à un moment confrontés.
Objectif : pouvoir tout retrouver
Classer, ranger ses documents n’a d’intérêt que si n’importe quelle personne concernée peut retrouver, sans aide, ce fameux document. Au delà du bon sens, il est nécessaire de coller à l’activité de l’entreprise mais aussi d’anticiper des situations dans lesquelles il sera nécessaire d’avoir accès à ces documents.
Une facture se range t’elle dans le dossier du client ou dans le dossier comptabilité ? Un devis signé se classe t’il dans un dossier administratif ou dans aussi dans le dossier client ?
Si on vous demande de retrouver tous les contrats signés sur le mois dernier, pouvez vous facilement et rapidement retrouver les PDF sans avoir à chercher en profondeur dans chacun des dossiers clients concernés ?
Et si, lors d’un audit, on vous demande de retrouver tous les documents qui mentionnent la question du RSE dans l’entreprise, avez-vous un système pour tous les retrouver facilement ?
La recherche par mots clés peut être intéressante et efficace si et seulement si les documents sont correctement nommés en amont. Malheureusement, ce n’est pas systématiquement le cas.
L’idéal est donc d’avoir un outil qui permet des recherches transversales puissantes.
L’armoire eMANA pensée comme multi-dimensionnelle
eMANA classe automatiquement tous les emails et documents dans son armoire. L’intégralité de ce que vous avez échangé est donc, sans effort, rangé dans l’armoire.
Mais l’armoire est bien plus qu’une simple organisation documentaire avec la logique décidée. Dans les exemples cités plus haut, une facture est classée dans le dossier client ET dans le dossier comptabilité. Le devis signé est dans le dossier client ET dans le dossier administratif. Ils sont classés dans les 2 automatiquement.
Retrouver tous les contrats ou tous les documents liés au RSE est possible grâce une puissante recherche par mots clés qui ne concerne pas uniquement le document mais le contenu de l’email dans lequel ils ont été envoyés. Donc beaucoup plus de possibilités de retrouver ce qu’on cherche dans la mesure où le sujet est forcément mentionné dans les échanges.
L’armoire eMANA est triple :
- l’armoire naturelle avec une organisation classique par client.
- l’armoire fonctionnelle organisée par service / métier de l’entreprise
- le classement transverse sous forme de dossiers thématiques qui rassemblent tout par mot clé
Utiliser eMANA équivaut à tout avoir sous la main en permanence, ne plus jamais avoir à chercher des heures, et tout cela, sans rien faire. Si votre activité requiert des audits, eMANA est votre meilleur allié pour arriver serein devant n’importe quel auditeur.
Si vous voulez vous rendre compte de la puissance de l’armoire, essayez eMANA gratuitement pendant un mois.